Amaca yönelik düzenli toplantılar her zaman değer üretir ama katma değer üretmesi için ne yapmalıyız? Katma değer üretmek, tüm katılımcıların “ilave” çaba göstermesine bağlıdır. Bu ilave çabanın oluşması için ekibin birlikte yapması gereken “çekirdek iş” tanımlanmalıdır. Çünkü belirlenen strateji hakkında farklı bakış açılarını uzlaştırmanın yolu çekirdek işte buluşmaktır. Bu sayede belirlenen stratejiye göre üretilen araçlar anlam kazanır.

Uzmanlar, kurumların kendi gündemine sahip olması adına, toplantıları sağlam bir kap oluşturmak için bir araya gelen çeşitli bölümlere sahip bir "kano" olarak düşünülmesini tavsiye eder. Buna göre; önce girdileri düşünerek, ön okumalar ve ilgili veriler ile toplantının gündem tonu belirlenir. Bu içeriklerin toplantıdan önce katılımcılarla paylaşılmasıyla konuya renk katılır. Sonrasında planlanan etkinlik ve yapılacak faaliyetlerin çıktıları masaya yatırılır.

Katma değer üreten toplantılar, yapılan katkıları kabul etmek, sonraki adımları netleştirmek, sürekli iyileştirmek ve karşılıklı hesap verebilirlik alışkanlığı geliştirerek “yeni etki” oluşturmaya odaklanır. Toplantıya başkanlık yapanın görevi; katılımcıları gerçekte başkalarının sahip olduğu bir karara değil, konuya dönük etki oluşturacak düşünmeye davet etmektir. Ekibin amaca ulaşmak için en iyi şekilde nasıl etkileşimde bulunabileceğini belirlemektir. 

İnsanların etkileşim motivasyonu, amaca doğru ilerlerken ivme yaşadıkça yükselir. Bu ivmeyi yaşatan toplantıları bilinçli bir şekilde tasarlayarak, katılımcıların toplantıları gelişmenin engeli değil aracı olarak görmesi sağlanmalıdır. Doğru insanlarla, doğru bilgilerle etkin bir şekilde yapılan her başlangıç, böylelikle “niyet sahibi dertli kişinin adım atmasını mekândan yola; kişiyi de yayadan yolcuya” dönüştürecektir.

Amacı aynı olan ekibi birbirine bağlamaya sebep olacak fırsat veya ihtiyaçları belirleyen toplantılar büyük önem taşır. Bir plan geliştirmek, bir sorunu çözmek, bir riski değerlendirmek veya ilişkileri derinleştirmek gibi amaca yönelik birlikteliklere kapı aralar. Amaca katkıda bulunacak, kararlarda anahtar rolü olacak etkili kişileri buluşturur. En iyi çalışmalara katkıda bulunmaya yardımcı olacak üsluba odaklanarak, zihin ve kalbin birlikte yoğunlaşmasına vesile olur. İlave çabalarımızla “toplanma adetinden, toplantı ibadetine” geçmeye vesile olalım.